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公文写作的语言特点及要求

2017-12-30办公文秘技能培训室216°c
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  在公文写作过程中,不仅要用词准确、更要简练严谨;因此公文写作不需要太过华丽的辞藻,而是多采取平铺直叙的方式,公文写作中,惯用语有很多,可以酌情使用,下面就是公文写作的语言特点及要求,请参考。
  公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯,其主要特点是在用词上要准确贴切,句式要简练严谨,文风要朴实庄重,有一些固定的习惯用语。

公文写作的语言特点及要求 办公文秘

  一、用词准确贴切
  用词准确贴切是公文语言的基本要求,公文的写作如果选字用词疏忽大意,一旦把关键词语用错,将会给工作造成无可挽回的损失,所以公文必须写得一清二楚,十分明确,让读的人不折不扣地了解你要说的是什么。要想把词语用得准确贴切,必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富,词语运用也极为灵活,表述同一事情可用不同的词语,使用同一词语也可表示不同的意思,这些特点都会给选用词语带来很大的困难。选用最恰当的词语,是公文写作的一个基本能力。
  言简意明,把事情表达得一清二楚,这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活,表达意思留有余地,这就需要适当地使用模糊词语。如:“原则上今年不安排发放地方企业债券”,“存在着一定差距”,“尽快将会议精神传达下去”,“采取适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令”,“分不同情况,予以妥善处理”,其中“原则上”、“一定”、“尽快”、“适当”、“妥善”均属于模糊词语。在公文中,当需要做模糊的表达时,选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。
  二、语句简练严谨
  简练是指用简洁的语言把意思表达明白;严谨是指词句紧凑,表达意思确切缜密。简练严谨也是对公文语言的基本要求。怎样才能做到这一点呢?除了在造句时避免句子残缺不全、句式杂糅外,还须避免语句重复啰嗦,避免句子冗长,避免句子关系不清和避免句子前后无序。下面分别举例说明:
  1.避免重复啰嗦
  要使语言简洁,必须将可有可无的字、词、句去掉,力求做到词无可删、句无可减,使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。如:
  同时也发现有少数单位的领导对防火工作不够重视,存在着管理十分混乱,制度也不够健全,并且存在违章操作等问题。
  有些字、词,如“也”、“并且存在”删去后,并不影响句意。
  2,避免句子冗长
  句子有长有短,各有不同的表达效果。长句有表达意思周密的优点,但结构复杂,包含意思较多,不够简明;短句结构简单,句意单纯,让人一目了然。要使公文言简意明,一个有效的方法是少用长句,多用短句。老舍先生写文章很注意用短句,他说我自己写文章,总是希望七八个字一句,或十个字一句,不要太长的句子。……当我写了一个较长的句子,我就想法子把它分成几段,断开了就好念了,别人愿意念下去;断开也好听了,别人也容易懂。”老舍先生为我们提供了一条宝贵经验,写了长句子,就设法断成几段,把长句拆成短句,言简意明。如:
  全厂党组织普遍开展了职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时,必须派专人造访并给以帮助的“五必访”活动。
  这个句子所以长,是因为“活动”前面的定语太复杂,可以拆成短小句子:全厂党组织普遍开展了“五必访”活动,职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时,必须派专人造访并给以帮助。
  3,避免联合不当
  公文中经常将词与词或词组与词组联合排列,用以表达一连串的事物或意思。在排列具有联合关系的词或词组时,要注意两点:
  一是联合的各项要排列有序。具有联合关系的词语所表达的事物,要有合乎逻辑的内在联系,或者由大到小、由小到大,或者由重到轻、由轻到重,或按其他内在联系进行排列,一定要井然有序。如:
  一律不得新建关于老一代革命家个人的纪念堂、纪念馆、纪念亭、纪念碑等建筑。
  “纪念堂”等四个词组是按建筑物规模由大到小进行排列,也可以由小到大排列;但不能大小无序,如把“亭”放在“馆”前面,或把“堂”排在“亭”后面。
  二是联合的各项要分类恰当。句子中联合的各项,须按照同一标准分类,各项概念的外延不能重合,也不能交叉。如:
  把绿化、植树、栽花、种草作为美化环境、建设社会主义物质文明和精神文明的大事来抓。
  “绿化”是“属概念;“植树、栽花、种草”是“种概念”,包含在“绿化”的外延之中,都属绿化工作。将这四个不同层次的概念并列编排,“属”和“种”界限不清,属于分类不当。
  4避免关系不清
  撰写公文,经常使用由几个关系密切的分句组成复句,分句之间或有并列、递进关系,或有因果、转折、条件等关系,如果分句之间关系模糊不清,复句意思的表达便会受影响。如:
  X X集团深入细致地做好企业思想政治工作,最大限度地调动干部职工的积极性,重点在管理机制上对症下药,寻求新的思路和对策。
  该复句的三个分句关系不清,句意费解。可作如下修改:
  为最大限度地调动干部职工的积极性①,X X集团在深入细致地做好企业思想政治工作的同时②,重点在管理机制上对症下药,寻求新的思路和对策③。
  分句①和分句②③是目的关系,分句②和分句③是并列关系,由于理清了三个分句的关系,句意便通畅易解。
  三、文风朴实庄重
  公文作为办理公务的“工具”,在表述内容时必须语言质朴无华、真切庄重。无论上行文、下行文还是平行文,均忌堆砌华丽词藻,宜运用质朴平实的文字;忌滥用俚俗口语,宜用规范书面词语;忌多作修饰描写,宜据实直书达意明理。
  四、正确使用惯用语
  公文中经常使用一些保留了古汉语成分的习惯性用语。下面作简要介绍:
  1.开头词语
  常用的有“依照”、“遵照”、“根据”、“据查”、“经……批准”、“为了”、“鉴于”、“由于”等,用以表明行文的依据、目的、原因。如:“根据X发〔20 X X〕X号文件精神,我县已建立了政府序列内的土地管理局。”“经中央批准,今后县、乡两级选举的日常工作,由民政部门负责……”“为充分挖掘档案信息资源,更好地为两个文明建设服务,我馆……”
  2,引叙词语
  批复、复函等答复性公文,在开头引叙来文的发文文号、标题或主要事由时,经常使用“前接”、“近接”、“收悉”、“谨悉”等词语,如:“你省辽政发〔19^ X〕X号文收悉”,“12月10日关于申报兴建砖瓦厂的来文收悉”,“你县税政字〔19^ X〕第X号请示悉”(“悉”即“收悉”)。
  3,承启词语
  用于前言的最后,起有承接上文、提领下文的承上启下作用。下行文常用的承启词语有“现批复如下”、“现作如下指示”、“作如下决定”、“现予公布”、“现予发布”、“为此,特通告如下”、“特公布如下”、“特作如下通告”、“现将有关情况通报如下”、“现将有关事项通知如下”、“现答复如下”等。
  例如:“为保护投资者的合法权益,促进证券市场的健康发展,特对取缔有价证券的非法交易活动作如下通告”;“……为了制止乱集资……促进国民经济既快又好地健康发展,现就有关问题通知如下”;“……为贯彻党中央关于反腐败斗争的工作部署,坚决刹住用公款变相出国(境)旅游的不正之风,经党中央、国务院批准,特作如下通知”。上行文常用的承启词语有“现提出如下意见”、“建议如下”、“我们的意见是”等。
  例如为了使道路和交通更好地为经济建设、改革开放服务,抓住当前有利时机,加快城市道路和交通管理设施的建设步伐,切实做好城市道路与交通管理工作,现提出如下意见、引自建设部公安部联合呈报国务院的公文《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》〉;“根据^发〔19 X〕X号文件精神,我县已建立了政府序列内的土地管理局,但城乡土地还没有统管起来,多家管地,多头批地的问题仍然存在。为了贯彻中共中央、国务院精神,管好用好我县土地,建立健全土地档案,我们的意见是”。
  4,结尾词语
  下行文常用的结尾词语有“特此公告”、“此令”、“请贯彻执行”、“参照执行”、“将贯彻执行情况及时报告……”等。主要作用是对受文机关单位如何贯彻执行文件作出规定、提出要求。例如:“建设部、公安部《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》,已经国务院批准,现转发给你们,请贯彻执行”;“各地区、各部门必须坚决贯彻执行以上通知精神,并将贯彻情况及时报告国务院”。
  批转、发布法规性的公文,有时在结尾处指出文件解释权的归属。如《国务院批转民政部关于调整设市标准报告的通知》的结尾指明:“新的设市标准由民政部负责解释”。
  上行文常用的结尾词语有“特此请示”、“妥否,请批示”、“如无不妥请批转……执行、或“试行”)、“请批复”、“敬请大力支持为盼”、“特此报告”等。主要作用是请求上级机关对“请示”和“报告”事项给予答复和关注。
  如:“以上报告如无不妥,请批转各地试行。这是民政部《关于调整设市标准的报告》的结尾);“以上意见,如无不当,请批转各地区、各部门贯彻执行。”(这是建设部、公安部《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》的结尾);“以上请示当否,请批示、这是民政部《关于增加选举工作干部编制名额的请示》的结尾)。
  平行文常用的结尾词语:在致函中,向对方提出要求、希望时,常用“望早日见复”、“盼予函复”、“请大力协助为荷”等;在复函中常用“此复”、“特此函复”等。
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