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EXCEL数据处理中的方法

  Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件,很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析,其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算。由于很多教师对Excel强大数据处理功能了解不够,他们仍然用最笨的传统方法来处理表格中大量的数据,工作效率大打折扣,下面就通过利用EXCEL强大的数据处理功能,完成日常表格数据处理中经常遇到的实际问题。

  1 “查找、替换”功能的使用

  我们在制作“教师信息表”时,经常有“职称”一栏,有好多教师都具有相同的职称,重复输入效率肯定不高。先自己定义几个字符(尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符)来临时替代一下不同的职称(如用“fjs”代表“副教授”),数据全部录入完成后,按“Ctrl+H”在弹出的“查找和替换”对话框中,在“查找内容”输入框中输入“fjs”,在“替换为”输入框中输入“副教授”,然后按下“全部替换”按钮即可将所有的“fjs”替换为“副教授”。

  2 “自动更正”功能的使用:

  使用自动更正功能,也可以简化大量重复数据的录入操作,例如可以将上面的“fjs”定义更正为“副教授”,定义的方法是:

  1.从工具菜单中选择“自动更正选项”,打开“自动更正”对话框。

  2.在“替换”框中输入数据,如:“fjs”,在“替换为”框中输入数据,如:“副教授”,单击“添加”,再单击 “确定”。

  之后,只需在单元格中输入“fjs”三个字符并按回车键后,即会自动更正为“副教授”。

  3 “自动填充”功能的使用:

  我们都知道,EXCEL的自动填充是它的一大特色功能。利用它可以对连续的单元格相同数据的自动填充。一般自动填充的方法都是用鼠标指针指向填充柄,按住鼠标左键向下或向右拖动完成的(填充柄是位于选定区域右下角的小黑块,将鼠标指向填充柄时,鼠标的形状变为黑十字)。如果表格有太多的行,这种方法不便掌握拖动的距离。这里介绍一种更简单的操作方法:用鼠标左键双击填充柄即可完成数据的自动填充。但需注意:这样做有时候不能达到预期的填充效果。还必须满足下列条件:

  1.只能纵向填充不能横向填充。

  2.欲填充的列的左(右)相邻列非空,且中间无间断,否则以上填充将在间断处停止。

  3.该方法对文本形式的序列也起作用。

  4 在不连续的多个单元格中一次输入相同的数据:

  有时在表格数据录入中经常遇到在不连续的多个单元格中录入的数据是相同的,这时只要输入一次这个数据就可以在不同的单元格中都键入该数据,操作方法如下:

  选中其中的一个单元格,按下CTRL键,用鼠标选取想要输入相同数据的其他单元格,然后输入数据,最后,按下CTRL键的同时敲一下回车键,这时所有选中的单元格中都会出现这个数据。

  5 批量为单元格数据添加单位

  在制作表格时,我们经常遇到要为单元格数据添加单位,如果每输入一个数据,就添加一个单位,这样操作起来既麻烦又费事。可以按以下操作来实现批量输入单位:

  选中所有要添加单位的单元格,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,然后在“分类”列表中选择“自定义”项。再在右边的“类型”列表选择框中选择适合的数字格式(例如:如果是小数形式,要保留两位小数,则选择“0.00”),在“类型”文本框中的该数字格式后添加“单位名称”(如:"元",注意是英文输入法中的引号),最后单击“确定”按钮返回即可。这样刚才选择的所有单元格数据后都自动加上设置好的单位了。

  6 自动定位小数位

  有时需要录入一大批诸如123.5之类的学生成绩,如果录入前先进行下面的设置,将会使你的录入速度成倍提高(可以不需要输入小数点)。 单击“工具”→“选项”→“编辑”选项卡,选中“自动设置小数点”复选框,在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数,在此,我们键入“1”,单击“确定”按钮。

  现在,在工作表的某单元格中键入“1235”,则在你按了回车键之后,该单元格的数字自动变为“123.5”。此时如果你在单元格中键入的是“89”,在你结束输入之后,该单元格中的数字自动变为“8.9”。

  另外,如果你在“位数”框中输入一个负数,比如“-2”,则Excel将在输入的数字后自动添上两个“0”。利用Excel的“自动设置小数点”的功能,对于大量带有固定小数位的数字,或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字的输入,将大大提高录入速度。